Procedimientos de oficina

PROCEDIMIENTOS DE OFICINA

Son el conjunto de acciones, operaciones y habilidades que debe conocer el oficinista para organizar y desarrollar eficientemente su trabajo de la oficina.

Las técnicas de oficina se aplican en todos y cada uno de los cargos de oficina es decir, en las diferentes ocupaciones necesarias según el objeto de la empresa, en el correcto funcionamiento de una oficina cualquiera que sea la naturaleza de sus actividades.  Ejemplo atender a los clientes, llevar la agenda entre otras.

Importancia.

Las técnicas de oficina permiten una organización y sistematización de toda la información de la empresa.

Facilitan el desempeño laboral de las empresas y oficinistas 

Agilizan el curso de las transacciones de la empresa dejando una imagen de eficiencia y organización ante sus clientes.

Administración de archivos.

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS.

Conjunto de documentos que se forman en la oficina como fruto de su gestión, y que permanecen en ella mientras dura su trámite o la necesidad de uso es constante. 

El Archivo de Gestión es aquel en el que permanecen los documentos desde el momento en que se generan hasta que su trámite ha finalizado y su consulta administrativa ha descendido. Por lo tanto, custodia los documentos mientras estén en trámite o su uso sea muy frecuente. En los Archivos de Gestión los documentos mantienen su valor primario (testimonio de la gestión administrativa). Con carácter general, no podrán custodiar documentos que superen los 5 años de antigüedad, desde que el trámite haya finalizado.

Dentro de las funciones básicas están, Organizar y conservar la documentación que van produciendo y recibiendo (expedientes). Elaboración de instrumentos de control e información (ficheros, bases de datos). Servicio de consulta administrativa. Preparación de las transferencias al Archivo Central.

Ortografía

ORTOGRAFÍA.

Es el conjunto de reglas  y convenciones que rigen el sistema de escritura normalmente establecido para una lengua estándar.

La Ortografía es la parte de la Gramática que nos enseña la forma correcta de escribir las palabras para que todo lo escrito sea comprendido con facilidad por cualquier persona que lo lea. Así pues, escribiendo correctamente podremos comunicarnos mejor.

Una excelente ortografía es la base de un buen texto y más aun teniendo en cuenta que, en los tiempos de ahora y en la mayoría de las ocasiones, nos comunicamos más por medios escritos que por otros. Así mismo, el problema de la ortografía no es sólo un problema escolar, va más allá, pertenece al diario vivir, Ejemplo, ya sea a través de cartas, de un currículo, solicitudes, instancias, trabajos de investigación, escritos, denuncias, etc. Todo va por escrito y todo debería ir impecable, en lo que a ortografía se refiere.

La ortografía es de gran importancia ya que si no escribimos correctamente las palabras podemos cambiar su significado, originando un gran error ya que si no entendemos bien no podrán ser captadas las ideas ni almacenar en nuestro cerebro la información real lo que causaría confusión.

En la ortografía deben ser tomados en cuenta los signos de puntuación y el uso correcto de las letras en las diferentes terminaciones. Nuestra buena ortografía nos ayudara a lograr mayor alcance de los conocimientos. 

Redacción

REDACCIÓN

Etimológicamente, redactar (del latín redactum, supino de redigĕre), significa compilar las ideas en un texto.

En un sentido más preciso consiste en expresar por escrito lospensamientos o conocimientos ordenados con anterioridad. La redacción requiere de coherencia y cohesión textual. Dado que el orden de las palabras dentro de una oración puede modificar la intención del autor, es necesario que el redactor organice en su mente las ideas que desea trasladar al papel o a la computadora. La redacción es, sin duda, de lo primero que tenemos que ocuparnos. Es como los cimientos de todo lo demás: si esto falla, probablemente todo se irá abajo. Aunque muchos escritores jóvenes se empeñen en decir lo contrario. La redacción tiene que ver con casi todo: la claridad para comunicar nuestras ideas, la buena impresión que causará nuestro trabajo, los efectos artísticos que queramos crear en él. Si la manejamos bien tenemos ya resuelto el setenta por ciento de los problemas del escritor.

Entre los documentos más usuales que debe redactar una secretaria están,  Cartas, Actas, memorandos, Notas Internas, Convocatorias de reuniones,  Informes, circulares entre otras.