Administración de archivos.

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS.

Conjunto de documentos que se forman en la oficina como fruto de su gestión, y que permanecen en ella mientras dura su trámite o la necesidad de uso es constante. 

El Archivo de Gestión es aquel en el que permanecen los documentos desde el momento en que se generan hasta que su trámite ha finalizado y su consulta administrativa ha descendido. Por lo tanto, custodia los documentos mientras estén en trámite o su uso sea muy frecuente. En los Archivos de Gestión los documentos mantienen su valor primario (testimonio de la gestión administrativa). Con carácter general, no podrán custodiar documentos que superen los 5 años de antigüedad, desde que el trámite haya finalizado.

Dentro de las funciones básicas están, Organizar y conservar la documentación que van produciendo y recibiendo (expedientes). Elaboración de instrumentos de control e información (ficheros, bases de datos). Servicio de consulta administrativa. Preparación de las transferencias al Archivo Central.

Tips para organizar archivos.

En las empresas pequeñas, lo primero es ordenar y saber dónde hay que dejar la documentación que llega a la empresa, Así pues, es necesario habilitar un lugar dónde depositar todos los documentos que llegan. Si la empresa no es muy grande, una sencilla caja de cartón es suficiente, la idea es que no se pierda ninguno y que estén todos juntos y localizables para ser contabilizados, tramitados o archivados. Por ejemplo, Si alguien quiere llevarse algún documento, es aconsejable entregar una fotocopia. Si la persona necesita el original, se coloca dentro de la caja la fotocopia junto con una hoja dónde conste qué trabajador, fecha y motivo por el cual se ha llevado el original, dicha hoja debe estar firmada por quien lo ha solicitado.

Así pues, para organizar un archivo, lo primero que se necesita es tener espacio y disponer de tantos archivadores como se requieran, hace falta un archivador para cada cosa: uno para proveedores, otro para clientes, otro para faxes recibidos, etc.  Por ejemplo, si se tienen diez cuentas en cinco bancos, es necesario tener un archivador para cada cuenta. En este caso, se tendrán entonces diez archivadores sólo para los bancos. Únicamente, si se tienen muy pocos movimientos en algún banco, se podrá compartir el archivador con otro banco, pero siempre teniendo las cuentas perfectamente separadas.

Una excelente sugerencia, es que en el lomo de cada archivador debe tener escrito de qué se trata: facturas de proveedores, facturas de clientes, impuestos, nóminas, seguros sociales, etc. Al final de cada año, se retiran los documentos de estos archivadores temporales, que se quedan vacíos para iniciar el nuevo año, y se pasan a unos archivadores definitivos donde se guardarán por separado y perfectamente rotuladas.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN.  

Sistema Alfabético: Se ordena según una letra que normalmente suele ser la inicial de la palabra principal que identifique el documento. Cuando tenemos que la inicial es la misma, se ordena por la segunda letra, y así sucesivamente. Este sistema no necesita de registro auxiliar para su localización.

Sistema Numérico: Consiste en disponer los documentos siguiendo la serie de los guarismos del 1 en adelante. No es muy aconsejable porque se pierde información para su recuperación. Por ejemplo, el expediente Nº 23.500, no nos indica el año de su tramitación.

Sistema alfa- numérico: En este se combina el sistema numérico y el alfabético. Se numeran las letras del alfabeto desde la inicial hasta la final y los materiales archivados, según el número de cada letra, puede tener una relación correlativamente secundaria de acuerdo a la fecha de entrada. Es un sistema fácil de establecer y permite un buen control de la colocación correcta de los documentos. Ejemplo el expediente 42-A, quiere decir expediente de Adquisición Nº 42.

Sistema cronológico: Ordenar los documentos por años y dentro de estos por un número correlativo, ejemplo: Expediente 67/92.