Redacción

REDACCIÓN

Etimológicamente, redactar (del latín redactum, supino de redigĕre), significa compilar las ideas en un texto.

En un sentido más preciso consiste en expresar por escrito lospensamientos o conocimientos ordenados con anterioridad. La redacción requiere de coherencia y cohesión textual. Dado que el orden de las palabras dentro de una oración puede modificar la intención del autor, es necesario que el redactor organice en su mente las ideas que desea trasladar al papel o a la computadora. La redacción es, sin duda, de lo primero que tenemos que ocuparnos. Es como los cimientos de todo lo demás: si esto falla, probablemente todo se irá abajo. Aunque muchos escritores jóvenes se empeñen en decir lo contrario. La redacción tiene que ver con casi todo: la claridad para comunicar nuestras ideas, la buena impresión que causará nuestro trabajo, los efectos artísticos que queramos crear en él. Si la manejamos bien tenemos ya resuelto el setenta por ciento de los problemas del escritor.

Entre los documentos más usuales que debe redactar una secretaria están,  Cartas, Actas, memorandos, Notas Internas, Convocatorias de reuniones,  Informes, circulares entre otras.

Cómo escribir mejor.

·       Los párrafos deben ser cortos. No más de seis o siete renglones. Deben ser de pocas oraciones.

·         Escriba en voz activa antes que en voz pasiva.

·         No abuse del gerundio (Ej. “Viajando hacia el sur, podemos…”). En la duda, suprímalo. Nunca lo use para referirse a una acción posterior a la del verbo principal.

·         Divida las oraciones con el punto seguido. No escriba: “Los empleados, que realizaron este año el curso de perfeccionamiento, ya escriben mucho mejor”. Escriba: “Los empleados ya escriben mucho mejor. Cursaron este año...”

·         Evite la ambigüedad de todos los posesivos y determinantes.

·         Orden: La producción de ideas no es lo mismo que la producción del texto

·         Quedan terminantemente prohibidos los errores de concordancia entre el sujeto y el predicado.

·         No abuse de los adjetivos.

·         Deseche los verbos ‘baúl’ y las palabras ‘comodín’.

·         Evite cacofonías y rimas internas:

·         Sea sencillo. No duplique innecesariamente las referencias a un sustantivo con expresiones como ‘dicho’ o ‘el mismo’

·         Sea conciso. Una palabra es mejor que dos.

·         Sea claro.

·         Sea elegante. Huya tanto del estilo frívolo como del solemne. Evite los eufemismos y los lugares comunes.

ATENCIÓN AL CLIENTE

El servicio de atención al cliente o simplemente servicio al cliente es el servicio que proporciona una empresa para relacionarse con sus clientes. Es el conjunto de actividades interrelacionadas que ofrece un suministrador con el fin de que el cliente obtenga el producto en el momento y lugar adecuado y se asegure un uso correcto del mismo. Se trata de una herramienta de mercadeo que puede ser muy eficaz en una organización si es utilizada de forma adecuada, para ello se deben seguir ciertas políticas institucionales.

Servicio al cliente es la gestión que realiza cada persona que trabaja en una empresa y que tiene la oportunidad de estar en contacto con los clientes y generar en ellos algún nivel de satisfacción. Se trata de “un concepto de trabajo” y “una forma de hacer las cosas” que compete a toda la organización, tanto en la forma de atender a los clientes (que nos compran y nos permiten ser viables) como en la forma de atender a los Clientes Internos, diversas áreas de nuestra propia empresa.

El servicio de atención al cliente es uno de los pilares de cualquier empresa. El trato que la compañía proporciona a sus clientes se refleja no solo en imagen corporativa de cara al exterior, sino también en las ventas. Atender bien es vender.

El mayor porcentaje de pérdida de clientes en las empresas es por haberse sentido despreciados por alguien del personal, bien por una mala atención o por indiferencia. Sólo es necesario causar una vez esta sensación en el cliente para que se aleje para siempre. Un cliente perdonará un error si se le atiende correctamente y se soluciona de forma eficaz pero es muy difícil que olvide una atención poco profesional y mucho menos, si siente que se le ha tratado mal o como un objeto. Es muy necesario, por tanto, disponer de personal adecuado para atender a sus clientes ya que esto garantizará su satisfacción y aumentará su confianza en la empresa.

Recuerde: Un cliente que se va satisfecho volverá, pero un cliente descontento supone que habrá diez que no le llegarán a conocer.

SISTEMA INFORMÁTICO

Un sistema informático como todo sistema, es el conjunto de partes interrelacionadas, hardware, software y de recurso humano que permite almacenar y procesar información. El hardware incluye computadoras o cualquier tipo de dispositivo electrónico inteligente, que consisten en procesadores, memoria, sistemas de almacenamiento externo, etc. El software incluye al sistema operativo, firmware y aplicaciones, siendo especialmente importante los sistemas de gestión de bases de datos. Por último el soporte humano incluye al personal técnico que crean y mantienen el sistema (analistas, programadores, operarios, etc.) y a los usuarios que lo utilizan.

Toda secretaria debe saber manipular un computador pues Es el medio para llevar organizada la información de cualquier tipo, inventarios, balances, ventas, contabilidad y saber manejar principalmente internet, Word, Excel, PowerPoint entre otros programas importantes para la empresa en donde laboras.

WORD: Word es software que permite crear documentos en un equipo. Puede usar Word para crear textos con una buena apariencia mediante fotografías o ilustraciones multicolores como imágenes o como fondo, y agregar figuras como mapas y tablas. Además, Word proporciona diversas características de ayuda para la creación de texto, de modo que pueda completar documentos profesionales, como artículos o informes, con facilidad. También puede imprimir direcciones de tarjetas postales o sobres.

EXCEL: Excel es un software que permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este tipo de software se denomina software de hoja de cálculo. Excel permite crear tablas que calculan de forma automática los totales de los valores numéricos que especifica, imprimir tablas con diseños cuidados, y crear gráficos simples.

POWERPOINT: Es un programa diseñado para hacer presentaciones con texto esquematizado, así como presentaciones en diapositivas, animaciones de texto e imágenes prediseñadas o importadas desde imágenes de la computadora. Se le pueden aplicar distintos diseños de fuente, plantilla y animación. Este tipo de presentaciones suelen ser más prácticas que las de Microsoft Word.

PowerPoint es uno de los programas de presentación más extendidos. Viene integrado en el paquete Microsoft Office como un elemento más, que puede aprovechar las ventajas que le ofrecen los demás componentes del equipo para obtener un resultado óptimo.

INTERNET: Internet es un conjunto descentralizado de redes de comunicación interconectadas que utilizan la familia de protocolos TCP/IP, lo cual garantiza que las redes físicas heterogéneas que la componen funcionen como una red lógica única, de alcance mundial. Sus orígenes se remontan a 1969, cuando se estableció la primera conexión de computadoras, conocida como Arpanet, entre tres universidades en California y una en Utah, Estados Unidos.